Su plan de sostenibilidad será tan creíble como la primera llamada de compras que realice.
Ahí es donde la mayoría de los eventos pierden un impacto real o se desvían hacia las buenas intenciones y la narrativa posterior al evento. Los patrocinadores, las ciudades anfitrionas, las sedes y el público son... haciendo preguntas más difícilesLos reguladores y los marcos regulatorios de la industria también están endureciendo las expectativas. La respuesta práctica no son más reclamaciones, sino un alcance más estricto, indicadores más claros y decisiones auditables.
El cambio fundamental: de un desempeño más “verde” a uno medible
La sostenibilidad en los eventos ya no es solo una cuestión de estilo. Es el desempeño operativo en las dimensiones ambiental, social y económica, traducido en requisitos que sus equipos y proveedores pueden cumplir.
Esto implica dos cosas desde el principio. Primero, definir el alcance del evento: lo que controlas directamente (operaciones del recinto, producción, catering, transporte, personal) y lo que influyes (viajes de asistentes, hoteles asociados, desarrollo de expositores). Segundo, elegir métricas que se ajusten a ese alcance para poder mostrar el progreso año tras año, no solo en una edición principal.
Una desventaja que hay que reconocer desde el principio: la precisión cuesta tiempo y dinero. Pero la imprecisión cuesta confianza. La mayoría de los organizadores se quedan en un punto intermedio, centrándose primero en las categorías de mayor impacto y luego ampliando el alcance al renovar.
Estrategias de planificación de eventos sostenibles que comienzan con la gobernanza
Si la sostenibilidad es un complemento, se reducirá en cuanto los plazos se ajusten. La gobernanza la hace duradera.
Asigna un responsable con autoridad en todos los departamentos e integra la sostenibilidad en tu ruta crítica. Incluyéndola en los cronogramas de compras, los manuales para expositores, los planos del sitio, los BEO de catering, los pedidos de señalización y la incorporación de contratistas. Esto no es papeleo en sí mismo, sino cómo los estándares se convierten en ejecución.
Una disciplina útil es definir tres niveles de requisitos:
- Aspectos no negociables (por ejemplo: normas de separación de residuos, no poliestireno, contenido mínimo reciclado para ciertos requisitos de impresión, mano de obra y protección)
- Objetivos de desempeño (por ejemplo: tasa de desvío, excedentes de comidas donados, porcentaje de electricidad renovable)
- Acciones de mejora (los elementos que probarás este año y formalizarás el próximo ciclo)
Esta estructura reduce el conflicto con los equipos comerciales porque separa lo que debe suceder de lo que se optimizará.
Establezca una línea base antes de prometer reducciones
Muchos eventos pasan directamente a la neutralidad de carbono. Una ruta más creíble es establecer primero la línea base, luego la reducción y, finalmente, una compensación limitada cuando sea necesario.
Comience por definir qué medirá y cómo. En una conferencia, festival o evento deportivo típico, las categorías de materiales suelen incluir energía, residuos, agua, materiales, transporte y viajes. En las ferias entre empresas, la construcción de stands y el transporte pueden ser factores clave. En los festivales urbanos, los viajes del público y la energía temporal suelen ser los factores predominantes.
Depende del modelo de evento, pero el patrón es consistente: los mayores impactos rara vez son los que se resuelven intercambiando cordones.
Una vez que tenga una línea base, establezca objetivos vinculados operativamente con las decisiones. Un objetivo como "reducir las emisiones 30%" no es viable sin una ruta de acción: menos generadores, más conexiones a la red, menos vuelos para el transporte de mercancías, un modelo de catering diferente y diferentes incentivos para la movilidad de los asistentes.
Las compras son el ámbito donde la sostenibilidad se hace realidad
La manera más rápida de mejorar el rendimiento es incorporar requisitos de sostenibilidad en los alcances de los proveedores y evaluarlos durante la selección. No se trata de castigar a los proveedores, sino de hacer que las expectativas sean legibles.
Para producción, solicite planes de energía que prioricen la conexión a la red eléctrica, sistemas de baterías cuando sea viable, iluminación y sistemas audiovisuales eficientes. Para construcción, especifique sistemas modulares, priorice el alquiler, programas de recuperación y trazabilidad de materiales cuando sea posible. Para limpieza y gestión de residuos, defina procesos de clasificación interna, estándares de señalización, informes de transporte y gestión de la contaminación.
Hay dos realidades importantes en materia de adquisiciones:
- Las cadenas de suministro locales a menudo reducen el impacto del transporte y fortalecen los beneficios comunitarios, pero la capacidad puede ser más limitada y los plazos de entrega más largos.
- Las opciones sostenibles pueden aumentar los costos unitarios y, al mismo tiempo, reducir los costos totales del sistema (menor transporte, menos pedidos urgentes y menos cargos por eliminación). Se necesitan tanto las adquisiciones como las finanzas para comprender la ecuación completa.
Energía y potencia: priorizar la prevención sobre las compensaciones
La energía temporal es uno de los métodos más claros para mostrar cambios mensurables. La jerarquía es sencilla: reducir la carga, utilizar el suministro más limpio disponible y, finalmente, optimizar las operaciones.
La reducción de la carga se logra mediante planes de iluminación, políticas de brillo de pantalla, programación y el dimensionamiento adecuado de los equipos. El suministro limpio se logra mediante el uso de electricidad del recinto siempre que sea posible, tarifas renovables cuando estén disponibles y alternativas a los generadores diésel para aplicaciones específicas.
Existen limitaciones. Es posible que las instalaciones exteriores no tengan acceso a la red eléctrica. Los sistemas de baterías podrían no cubrir los picos de demanda sin un diseño cuidadoso. Algunos requisitos de transmisión son innegociables. Pero incluso en entornos con restricciones, a menudo se puede reducir el tiempo de funcionamiento del generador, consolidar las cargas y controlar con precisión el consumo de combustible.
Residuos y materiales: diseñar para solucionar el problema
Las tasas de desvío son buenos titulares, pero la estrategia más defendible es reducir lo que se convierte en desperdicio en primer lugar.
Esto comienza con la eliminación de artículos de un solo uso cuando un sistema de reutilización sea viable. En el sector de la alimentación y las bebidas, esto puede implicar programas de vasos reutilizables, modelos de depósito o vajilla que se ajuste a la capacidad local de compostaje. En el ámbito del registro y la imagen de marca, a menudo implica sustituir la señalización y la decoración de un solo uso por elementos modulares diseñados para su reutilización en diferentes ediciones.
La clasificación de residuos sigue siendo esencial, pero tiene un límite cuando la contaminación es alta o la infraestructura local es limitada. Su estrategia debe adaptarse a la realidad de la ciudad anfitriona. Si el flujo local de compostaje no es fiable, prometer "cero residuos" es arriesgado. Un mejor enfoque es alinear los materiales con las vías de recuperación locales y documentar las limitaciones.
Alimentos y bebidas: donde el clima y la comunidad se encuentran
El catering es una de las pocas categorías de eventos en las que la historia de la sostenibilidad puede ser medible y profundamente humana.
Centrarse en el diseño del menú (más opciones vegetales, menos proteína animal de alto impacto), el abastecimiento (de temporada y regional cuando sea posible) y el porcionado (reduciendo la sobreproducción). Posteriormente, implementar la gestión de excedentes: canales de donación, comidas para el personal y procesos claros de seguridad alimentaria.
Las compensaciones son reales. Algunos eventos deben cumplir con expectativas culturales específicas. Algunos locales tienen contratos de exclusividad que limitan la flexibilidad. En esos casos, negocie cambios graduales y documéntelos: porcentaje de porciones de productos vegetales, políticas de mariscos certificados o objetivos mínimos de abastecimiento local.
Movilidad: influye en lo que no puedes controlar
Los viajes de los asistentes suelen ser la mayor fuente de emisiones y la menos controlada directamente. Esto no significa que estén prohibidos.
Comience recopilando datos de viajes mediante el registro y las encuestas posteriores al evento, y luego utilice incentivos y comunicaciones para modificar el comportamiento. Colabore con los recintos y las ciudades anfitrionas para promover el transporte público, las rutas seguras para caminar y el acceso para bicicletas. Para conferencias de varios días, elija hoteles en un radio reducido. Para los ponentes y el personal, establezca políticas de viaje que prioricen el tren cuando sea posible, la clase económica por defecto y las opciones de participación remota cuando los viajes sean desproporcionados.
Tenga cuidado con las afirmaciones. Puede afirmar con credibilidad que influyó en la movilidad mediante programas y resultados medidos. No puede afirmar con credibilidad que "solucionó" el problema de los viajes.
Sostenibilidad social y económica: hacerla auditable
Los eventos se desarrollan dentro de las comunidades. El impacto social no puede ser un párrafo en un sitio web. Requiere criterios, controles y evidencia.
Establecer requisitos en torno a la accesibilidad (acceso físico, consideraciones sensoriales, subtítulos, señalización clara), la protección (códigos de conducta, canales de denuncia, capacitación del personal) y el trabajo justo (normas laborales, expectativas de los proveedores, prácticas antidiscriminatorias). Para el impacto económico, establecer objetivos de contratación y compras locales y, posteriormente, realizar un seguimiento del gasto.
Aquí también es donde mejora la gestión de riesgos. Unas normas sociales claras reducen los incidentes y la exposición a la reputación, y fomentan relaciones más sólidas con los recintos, las ciudades y los socios.
Informes: demostrar resultados, no intenciones
Si su informe de sostenibilidad se lee como un texto de marketing, las partes interesadas lo tratarán como tal.
Un informe creíble establece los límites, la metodología y los indicadores clave. Indica qué mejoró, qué no y por qué. También distingue entre reducciones y compensaciones. Si la calidad de los datos es limitada, indíquelo y describa el plan de mejora.
Alinearse con marcos reconocidos ayuda a garantizar que sus indicadores sean legibles para los patrocinadores y los equipos ESG corporativos. Muchas organizaciones recurren a referencias reconocidas mundialmente, como los ODS, GRI, las métricas del Foro Económico Mundial y las directivas pertinentes de la UE, al evaluar la seriedad y la comparabilidad.
Para equipos que necesitan validación externaLa certificación puede traducir los compromisos en requisitos auditados y un ciclo de renovación que impulsa la mejora continua. Si busca una vía específica para eventos y recintos, B Greenly, se construye como un organismo de certificación dedicado a este ecosistema, evaluando áreas de sostenibilidad definidas y verificando el desempeño frente a los criterios ESG.
Qué hacen diferente los eventos de alto rendimiento
Hacen menos cosas, mejor, y las documentan. Priorizan los factores clave, establecen requisitos que los proveedores pueden cumplir y recopilan datos que resisten el escrutinio.
Lo más importante es que consideran la sostenibilidad como un activo comercial, no como un factor de costos. Los equipos que consiguen patrocinios y renuevan sus alianzas con sedes son los que pueden mostrar resultados medibles, una gobernanza creíble y un plan claro para mejorar el próximo año.
Haga que su próxima decisión sea aquella que pueda defender en una sala de auditoría, no sólo en las redes sociales.
